FORMULARIOS EN ACCESS

Buenas! En el siguiente post les voy a hablar sobre otra herramienta que nos brinda Microsoft Access 2007: LOS FORMULARIOS.

FORMULARIOS: Un formulario es un objeto de base de datos que se puede usar para escribir, modificar o mostrar los datos de una tabla o consulta. Los formularios se pueden usar para controlar el acceso a los datos, como qué campos o filas de datos se van a mostrar.

C59: CÓMO CREAR UN FORMULARIO USANDO EL ASISTENTE PARA FORMULARIOS.

PASO 1: Lo primero que se debe hacer, es acceder a nuestra Base de Datos. Luego se debe ir a la pestaña CREAR y seleccionar la opción ASISTENTE PARA FORMULARIOS.

PASO 2: Se debe seguir los pasos que nos brinda el asistente para poder crear el formulario. Debemos elegir la tabla que queremos incluir en el formulario y luego seleccionar los campos que queremos reflejar en el formulario. Siguiente.

PASO 3: Luego se debe determinar que distribución queremos aplicar en el formulario. Puede ser: EN COLUMNAS, TABULAR, HOJA DE DATOS, JUSTIFICADO. Siguiente.

PASO 4: Se debe agregar el título que queremos que tenga. También podemos decidir si queremos abrir directamente el formulario o modificar su diseño. FINALIZAR.

C60: CREAR FORMULARIO USANDO LA HERRAMIENTA FORMULARIO

PASO 1: En la pestaña CREAR, seleccionar la opción FORMULARIO.

PASO 2: Se crea el formulario y se muestra en la vista Presentación. En la vista Diseño se pueden realizar cambios de diseño en el formulario (por ej. ajustar el tamaño de los cuadros de textos).

C61: CREAR FORMULARIO USANDO LA HERRAMIENTA FORMULARIO DIVIDIDO

Permite obtener dos vistas de los mismos datos a la vez: una vista Formulario y una vista Hoja de datos.

PASO 1: En la pestaña CREAR, seleccionar la opción MÁS FORMULARIO, se desplegará una lista en la que se debe seleccionar FORMULARIO DIVIDIDO.

PASO 2: Se crea el formulario y se muestra en la vista Presentación.

C62: CREAR FORMULARIO USANDO LA HERRAMIENTA FORMULARIO EN BLANCO

PASO 1: En la pestaña CREAR, seleccionar la opción FORMULARIO EN BLANCO.

PASO 2: Se abre un formulario en blanco en la vista Presentación y muestra el panel Lista de campos.

PASO 3: El panel LISTAS DE CAMPOS contiene los campos que se desea ver en el formulario. Para agregar un campo al formulario, se debe hacer doble clic en él o arrastrarlo hasta el formulario.

PASO 4: En el MODO DISEÑO en la ficha FORMATO se puede agregar CONTROLES, al formulario para hacerlo más dinámico.

 

Bueno espero que les sirva la información brindada. Hasta el próximo post!

FUENTE:

- http://office.microsoft.com/

- Material brindado en clases.

CONSULTAS EN ACCESS

Buenas! En el siguiente post les voy a hablar sobre las consultas en Access.

C58: CÓMO REALIZAR UNA CONSULTA.

CONSULTAS: Una consulta es un objeto que proporciona una visión personal de los datos almacenados en las tablas ya creadas. Se utilizan para extraer de las tablas los datos que cumplen ciertas condiciones.

PASO 1: Lo primero que debemos realizar es abrir nuestra base de datos. En la ficha CREAR, seleccionar la opción ASISTENTE PARA CONSULTAS.

PASO 2: Debemos seguir los pasos del ASISTENTE para poder realizar una consulta. Se debe seleccionar el tipo de consulta a realizar. Siguiente.

PASO 3: Luego debemos seleccionar los campos que queremos incluir, en la parte TABLA/CONSULTAS, se debe elegir la tabla que queremos consultar y en la parte de CAMPOS DISPONIBLES podemos seleccionar los datos que queremos consultar. Siguiente.

PASO 4: Seleccionar si queremos realizar una consulta de detalle o un resumen. Siguiente.

PASO 5: Por último debemos asignarle un nombre a la tabla de consulta y decidir si queremos abrir la consulta o modificar su diseño. FINALIZAR.

TIPOS DE CONSULTAS:

 

 

Bueno espero que les sirva la información brindada. Hasta el siguiente post!

 

FUENTE:

-http://www.aulaclic.es/

-http://office.microsoft.com/

- La biblia de Access (material brindado por la cátedra).

IMPORTAR UNA TABLA DE EXCEL A ACCESS

Buenas! En este post les voy a seguir comentando sobre nuevas competencias que vamos aprendiendo en clases sobre Access.

C57: IMPORTAR UNA TABLA DE EXCEL A ACCESS.

PASO 1: Lo primero que debemos hacer es crear una tabla en EXCEL.

PASO 2: Una vez creada la tabla en Excel, debemos ingresar a nuestra Base de Datos en Access (en donde pretendemos importar la tabla creada en Excel).

PASO 3: Luego, debemos ir a la pestaña DATOS EXTERNOS y seleccionar la opción IMPORTAR A UNA HOJA DE CÁLCULO DE EXCEL.

PASO 4: Se debe tildar la opción IMPORTAR EL ORIGEN DE DATOS EN UNA NUEVA TABLA DE LA BASE DE DATOS ACTUAL. Luego se debe hacer clic en EXAMINAR para buscar el archivo que queremos importar. ACEPTAR.

PASO 5: Aparecerá un ASISTENTE que no indicará como realizar la importación.

Si la tabla importada tiene encabezado se debe tildar la opción PRIMERA FILA CONTIENE ENCABEZADOS DE COLUMNA, sino lo tiene hay que destildarla. Siguiente.

PASO 6: Luego se deben seleccionar las columnas e ir asignándoles las opciones de campo (Nombre de campo, tipo de dato, indexado y si se quiere evitar esa columna). Siguiente.

PASO 7: En el siguiente paso debemos decidir si queremos asignarle una clave principal, si queremos que el sistema automáticamente lo asigne o si no queremos. Siguiente.

PASO 8: Por último debemos asignarle en nombre que queremos que tenga nuestra tabla. FINALIZAR.

 

 

 

 

Hasta el próximo post!

FUENTE:

- http://office.microsoft.com/

- Material brindado en clases.

CONTINUAMOS CON ACCESS 2007

Buenas! En el siguiente post voy a seguir comentando las competencias adquiridas en el manejo de Microsoft Access 2007.

C55: ESTABLECER LA CLAVE PRINCIPAL.

Cada tabla de la base de datos debe tener un campo o un conjunto de campos que identifiquen cada registro almacenado en la tabla. Este campo recibe el nombre de CLAVE PRINCIPAL. Es un identificador exclusivo para cada fila.

PASO 1: Lo que se debe realizar para definir nuestra clave principal es ingresar a VISTA DISEÑO de una tabla.

PASO 2: Se debe seleccionar la fila a la que queremos asignarle la clave principal e ir a la opción DISEÑO de la ficha HERRAMIENTAS DE TABLA y hacer clic en CLAVE PRINCIPAL. Podremos ver que aparece una llavecita a la izquierda de la fila.

Para cambiarla solo debemos volver a seleccionar la fila y destildar la opción.

PASO 3: Para asignar más de una CLAVE PRINCIPAL, se debe seleccionar las filas que queremos asignarle y hacer cli en CLAVE PRINCIPAL.

C56: LOS DISTINTOS TIPOS DE CAMPOS.

Como ya mencioné en el post anterior al crear una tabla en la VISTA MODO DISEÑO debemos completar los nombres y los tipos de datos del campo.

LOS DATOS SON:

 

Hasta el próximo post!

FUENTE:

- http://office.microsoft.com/

- Material brindado en clases

ACCESS 2007: CREAR TABLA

Buenas! En el siguiente post les voy a comentar como se crea una Tabla en Microsoft Access 2007.

C53: CÓMO CREAR UNA TABLA

Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos. Una tabla contiene información sobre un tema o asunto particular. Contienen campos que almacenan los diferentes datos. Al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro.

PASO 1: Una vez creada la BASE DE DATOS, en la pestaña CREAR se debe seleccionar la opción TABLA.

PASO 2: Luego debemos seleccionar la pestaña INICIO, la opción VER. Se desplegará una lista, a la que debemos seleccionar la opción VISTA DISEÑO. Nos aparecerá un cuadro de diálogo donde debemos ingresar el nombre que deseamos que tenga nuestra tabla.

PASO 3: Se deben definir los campos que queremos que aparezcan. Se debe escribir en NOMBRE DEL CAMPO y TIPO DE DATO (Autonumeración, texto, memo, número, fecha/hora, Moneda, si/no, objeto OLE, hipervínculo, datos adjuntos, calculado, asistente para búsqueda). Y si se quiere una breve descripción del mismo.

PASO 4: Luego se deben determinar las PROPIEDADES DEL CAMPO.

C54: DETERMINAR PROPIEDADES DEL CAMPO.

PASO 1: Una vez que se selecciona el tipo de dato, debemos determinar las propiedades del campo que nos facilitaran el posterior ingreso de los datos.

PASO 2: Para cambiar las opciones se debe desplegar la lista y seleccionar la que más nos convenga en el caso. O escribir el dato que más se ajuste.

PROPIEDADES MÁS UTILIZADAS:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Bueno espero que les sirva la información! Hasta el próximo post!

FUENTE:

- http://www.aulaclic.es/

- http://office.microsoft.com/

- Material brindado en clases.

ACCESS 2007

Buenas! En el siguiente post les voy a comentar sobre ACCESS 2007.

ACCESS

Access, permite administrar toda la información desde un único archivo de base de datos. Dentro del archivo, puede utilizar:

-      Tablas para almacenar los datos.

-      Consultas para buscar y recuperar únicamente los datos que necesita.

-      Formularios para ver, agregar y actualizar los datos de las tablas.

-      Informes para analizar o imprimir los datos con un diseño específico.

-      Páginas de acceso a datos para ver, actualizar o analizar los datos de la base de datos desde Internet o desde una intranet.

-      Almacenar los datos una vez en una tabla y verlos desde varios lugares.

C52: CREAR UNA BASE DE DATOS

BASE DE DATOS: Una base de datos es un conjunto de datos que están organizados para un uso determinado y el conjunto de los programas que permiten gestionar estos datos es lo que se denomina Sistema Gestor de Bases de Datos.

PASO 1: Para crear una BASE de DATOS, lo primero que debemos realizar es ingresar a MICROSOFT ACCESS 2007.

PASO 2: Luego se debe seleccionar BASE DE DATOS EN BLANCO.

PASO 3: En el panel que se encuentra en a la derecha se debe escribir un nombre de archivo en el cuadro Nombre de archivo.

PASO 4: Para seleccionar la ubicación del archivo, se debe hacer clic en el icono BUSCA UNA UBICACIÓN DONDE COLOCAR LA BASE DE DATOS, (situado junto al cuadro NOMBRE DE ARCHIVO). Luego ACEPTAR.

PASO 5: Por último hacer clic en el botón CREAR.

 

Bueno espero que les sirva la información brindada. Hasta el próximo post!

FUENTE:

- http://www.aulaclic.es/

- http://office.microsoft.com/

- Material brindado en clases

COMENZAMOS CON MS-ACCESS 2007

Buenas! En el siguiente post les voy a comentar sobre un concepto trabajado en clases: LOS INFORMES EN ACCESS.

 

 

INFORMES EN ACCESS

Los INFORMES sirven para presentar los datos de una tabla en forma “elegante y dinámica”, para su impresión, para lo cual se hace posible incluir en el informe elementos gráficos que lo hagan más atractivo.

En los informes, los datos que aparecen sólo se pueden visualizar o imprimir, no siendo posible su modificación. Permite también agrupar más fácilmente la información y sacar totales por grupos.

ELEMENTOS DE UN INFORME:

Un informe tiene las siguientes propiedades:

-      PIE DEL INFORME: Hace referencia a la portada del informe.

-      ENCABEZADO DE PÁGINA: Son los datos que van a aparecen en todas las páginas del informe.

-      DETALLE: Se incluyen los registros correspondientes al encabezado de la página.

-      PIE DE PÁGINA: Tiene la misma función que el encabezado.

C51: CÓMO CREAR UN INFORME

Para la crear un informe se debe realizar lo siguiente:

Lo primero que se debe realizar es ir a la pestaña CREAR.

Las opciones que nos brinda esta pestaña son:

-      INFORME: consiste en crear automáticamente un nuevo informe que contiene todos los datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Exploración.

-      DISEÑO DE INFORME: abre un informe en blanco en la vista diseño y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en él.

-      INFORME EN BLANCO: abre un informe en blanco en vista Presentación.

-      ASISTENTE PARA INFORMES: Utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación del informe. Para su realización se debe seguir los siguiente pasos:

PASO 1: Lo primero que debemos hacer es hacer clic en la opción ASISTENTE PARA INFORMES de la ficha CREAR.

PASO 2: Nos aparecerá una ventana en donde deberemos introducir los campos que queremos incluir en el informe. En la opción TABLAS/CONSULTAS, se deberá elegir la tabla de donde se sacarán los datos. En la opción CAMPOS DISPONIBLES, tenemos los diferentes datos que podemos ingresar, solo se debe seleccionarlos y pasarlos a la parte CAMPOS SELECCIONADOS. Luego hacer clic en SIGUIENTE.

PASO 3: En la siguiente ventana se debe elegir los niveles de agrupamiento dentro del informe. Podemos agrupar los registros que aparecen en el informe por varios conceptos y para cada concepto añadir una cabecera y pie de grupo. Para añadir un nivel de agrupamiento, en la lista de la izquierda, hacer doble clic sobre el campo por el cual queremos agrupar. Luego hacer clic en SIGUIENTE.

PASO 4: En la próxima ventana se puede elegir ordenar los registros (hasta 4 campos de ordenación). Se debe seleccionar el campo por el que queremos ordenar los registros que saldrán en el informe (la ordenación puede ser ascendente o descendente. Luego hacer clic en SIGUIENTE.

PASO 5: En la siguiente ventana se puede elegir la distribución de los datos dentro del informe.

PASO 6: Por último se puede dar un título al informe. Hacer clic en FINALIZAR.

 

Bueno espero que les sirva la información brindada! Hasta el próximo post!

 

FUENTE:

- La Biblia de Access (Material dado en clases).

- http://www.programarvba.com/

MODELO DE LEAVITT

Buenas! En el siguiente post les voy a continuar compartiendo algunos conceptos aprendidos en clases.

C50: MODELO DE LEAVITT

El MODELO DE LEAVITT nos permite analizar los cambios producidos en la gestión, basándose en la idea de que ningún cambio se puede producir de forma aislada.

Este modelo plantea cuatro subsistemas que funcionan como variables interdependientes: TECNOLOGÍA – TAREAS – PERSONAS – ESTRUCTURA. Lo cual indica que un cambio en alguna de las áreas, exige cambios en las demás, independientemente de la relación existente.

Contribuye a la disminución de la complejidad de la gestión del proceso de implantación de nuevas tecnología, facilitando la identificación sistémica de los componentes afectados por la decisión estratégica.

Ejemplo de este modelo que refleje el cambio:

FUENTE:
- Material dado en clases.

RELACIÓN DATOS – INFORMACIÓN – CONOCIMIENTO

Buenas! En el siguiente post les voy a comentar poco de teoría dada en clases.

C49: RELACIÓN DATOS – INFORMACIÓN – CONOCIMIENTO

DATOS: Los datos son una representación simbólica que representa un hecho, atributo o característica de una entidad.

La importancia de los datos está en su capacidad de asociarse dentro de un contexto para convertirse en información. Por si mismos los datos no tienen capacidad de comunicar un significado y por tanto no pueden afectar el comportamiento de quien los recibe.

INFORMACIÓN: La información es un conjunto de datos significativos y pertinentes que describen sucesos o entidades y que nos permite resolver problemas y tomar decisiones importantes. Es un recurso que otorga significado o sentido a la realidad.

Son los datos procesados que adquieren un significado para el receptor y tienen un valor real o futuro.

CONOCIMIENTO: El conocimiento esta formado por la información adquirida a través de la experiencia y la educación sobre un aspecto determinado de la realidad.

Es una acción para realizar un cambio e incluye el “saber qué”, el “saber cómo” y el “saber dónde”.

 

 

FUENTE:

- Material dado en clases.

TABLA DINÁMICA

Buenas! En el siguiente post, les voy a comentar una nueva herramienta que aprendimos a usar en clases: la TABLA DINÁMICA.

TABLA DINÁMICA: una tabla dinámica sirve para obtener informes resumidos a partir de los datos que tienes en una hoja de cálculo.

C48: COMO HACER UNA TABLA DINÁMICA

PASO 1: Lo primero que debemos realizar para comenzar a trabajar es cargar una base de datos en una hoja de cálculo, la cual es importante para poder insertar nuestra tabla.

PASO 2: Una vez que tenemos la tabla, se debe seleccionar la tabla y en pestaña INSERTAR, hacer clic en la opción INSERTAR TABLA DINÁMICA.

PASO 3: En el cuadro de diálogo que nos aparecerá, podemos ver que ya se encuentra cargado el rango de celdas (tabla seleccionada), que se pretende seleccionar. Luego podemos elegir si queremos que la tabla sea insertada en una NUEVA HOJA DE CÁLCULO o en HOJA DE CÁLCULO EXISTENTE (en caso de elegir esta opción, se debe seleccionar la hoja y posicionarse en la celda en la cual se pretende insertar la tabla).

PASO 4: En la nueva hoja nos parecerá en la parte derecha la LISTA DE CAMPOS DE TABLA DINÁMICA, en la cual se encuentran en la parte superior de dicha ventana los conceptos que estaban en el encabezado de la tabla que seleccionamos en el PASO 2 y en la parte inferior te pide que indiques en qué parte de la tabla dinámica se quiere colocar dichos campos.

PASO 5: Para armar la tabla, se debe arrastrar cada uno de los campos hacia las opciones que se encuentran en la parte inferior: FILTRO DEL INFORME (como su nombre lo indica sirve para filtrar los datos); ETIQUETAS DE COLUMNAS (sirve para ingresar los datos que se desea que aparezcan en las columnas); ETIQUETAS DE FILAS (sirve para ingresar los datos que se desea que aparezcan en las filas); VALORES (sirve para poder realizar las diferentes operaciones: SUMA – PROMEDIO – MIN – MÁX – PRODUCTO – entre otros ).

 

 

 

PASO 6: Podemos también filtrar las opciones, debemos hacer clic en el botón que aparece a la derecha de la celda, el cual nos desplegará una lista de opciones en donde podemos seleccionar los datos que queremos visualizar. Esto nos permitirá variar el resultado final de los datos ingresados.

 

 

 

 

PASO 7: Una vez que tenemos lista nuestra tabla, la podemos personalizar. En la parte superior de la pantalla tenemos la opción HERRAMIENTAS DE TABLA DINÁMICA, la cual nos brinda 2 subcategorías: OPCIONES y DISEÑO, a partir de las cuales podemos darle color, seleccionar los tipos de tabla, etc.

 

Bueno espero que les sirva la información. Hasta el próximo post!

 

FUENTE:

- Información extraida de clases

- Video tutorial de Youtube.